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ABC der Archivarbeit
ABC ...
Aktuelle Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt"
Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt" des Brandenburgischen Landeshauptarchivs und der Landesfachstelle f¨¹r Archive und Bibliotheken zur Digitalen Archivierung.
Einf¨¹hrung Archivarbeit
Unter einem Archiv versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der analoge und digitale Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerf¨¹llung nicht mehr notwendig sind, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zug?nglich gemacht werden.
Archivmanagement
Betriebswirtschaftliche Methoden in der Arbeit von Archiven, die sich u. a. mit Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Ziel- und Strategieentwicklung, des Projektmanagements und Dienstleistungsmarketings befassen. Das Archivmanagement tr?gt dazu bei, archivische und verwaltungstechnische Prozesse transparent zu gestalten und systematisch zu planen.
Archivrecht
Viele archivfachliche Fragen in der t?glichen Praxis sind Rechtsfragen. H?ufig gekl?rt werden m¨¹ssen Fragen der Zust?ndigkeit bei der ?bernahme, nach Deposital- oder Einbringungsvertr?gen oder Regelungen bei der Benutzung und Geb¨¹hrenerhebung.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Am 06. Januar 2017 wurde eine Arbeitsgruppe gegr¨¹ndet, die sich mit der Bewertung, ?bernahme und Archivierung von elektronischen Unterlagen besch?ftigt und sich dabei zun?chst auf die elektronischen Fachverfahren konzentriert.
Bauakten
Die im Verfahren der Baugenehmigung entstehenden Akten werden als Bauakten bezeichnet. Diese Baugenehmigungsakten enthalten h?ufig Bauantr?ge mit Baupl?nen, die den Grundriss, die Ansichten und den Geb?udeschnitt des zu errichtenden Geb?udes wiedergeben.
Benutzung und Pr?sentation
Die Benutzung der Archivalien ist das Ziel jeder Archivarbeit. Die Forschungsanliegen der gegenw?rtigen und zuk¨¹nftigen Benutzer und Benutzerinnen m¨¹ssen bei der Aus¨¹bung aller archivischen T?tigkeiten von Anfang an ber¨¹cksichtigt werden, um zielgruppenorientierte Angebote gestalten zu k?nnen.
Bestandserhaltung
Die Erhaltung der Archivbest?nde umfasst nahezu alle Bereiche des t?glichen Umgangs mit Archivgut, u. a. Standortwahl, bauliche Gestaltung der Magazine, Lagerung, Verpackung, Klimaregulierung, Schimmelpr?vention und -bek?mpfung, Notfallvorsorge, Digitalisierung, Verfilmung oder Massenkonservierung.
Brandenburgischer Archivtag
Der j?hrliche Brandenburgische Archivtag des Landesverbands Brandenburg im VDA bietet eine Plattform f¨¹r Fachinformationen und dem fachlichen Austausch der Kolleginnen und Kollegen untereinander.
Digitalisierung
Gerade die Digitalisierung vorhandener Archivbest?nde spielt im Arbeitsalltag vieler Archive zunehmend eine Rolle. Im Rahmen der Bestandserhaltung ist sie eine sinnvolle Erg?nzung zu weiteren vorbeugenden bestandsichernden Ma?nahmen.
Erschlie?ung
Die Erschlie?ung z?hlt zu den wesentlichen Kernaufgaben eines Archivs und ist die unabdingbare Voraussetzung f¨¹r jegliche Form der Benutzung von Archivgut.
F?rderm?glichkeiten
In Archiven erg?nzt und erweitert Projektarbeit zunehmend die t?glichen Aufgaben. Notfallplanung, Digitalisierung, Erschlie?ung ¨C f¨¹r viele Aufgaben gibt es ein Projekt! Hier finden Sie einen ?berblick der verschiedenen F?rderm?glichkeiten.
Newsletter
Der Newsletter der Landesfachstelle f¨¹r Archivberatung Brandenburg informiert Sie regelm??ig ¨¹ber Veranstaltungs- und Beratungsangebote, F?rderm?glichkeiten und Aktuelles aus der Fachhochschule Potsdam.
Notfallvorsorge
Notfallvorsorge ist eine zentrale Aufgabe, um den gesetzlichen Auftrag der dauerhaften Aufbewahrung des Archivgutes zu sichern.
Online-Angebote f¨¹r Archivar*innen
Zahlreiche Informationsangebote die Archivarinnen und Archivare ¨¹ber neueste Entwicklungen informieren, bei der t?glichen Arbeit helfen und weitergehende fachliche Informationen liefern sind mittlerweile leicht online abrufbar.
?ffentlichkeits- und Historische Bildungsarbeit
?ffentlichkeitsarbeit im Archiv bedeutet aktive und ¨¹berzeugende Vertrauenswerbung in eigener Sache f¨¹r das eigene Prestige.
Historische Bildungsarbeit ist gekennzeichnet durch die Zusammenarbeit des Archivs "als au?erschulischer Lernort".
Personenstandsunterlagen
Auf Grundlage des Personenstandsgesetzes (PStG) vom 01. Januar 2009 sind die Standes?mter zur Abgabe der geschlossenen Personenstandsunterlagen an die Archive verpflichtet.
?berlieferung
Unter der historischen ?berlieferung in einem Archiv versteht man die Gesamtheit der dort verwahrten historischen Quellen. Die ?berlieferung ist ein Ergebnis bewusster archivischer Handlungen.
Aktuelle Veranstaltungsreihe "Willkommen in der Digitalen Welt"
Einf¨¹hrung in die Archivarbeit
Was ist ein Archiv und welche Aufgaben erf¨¹llt es?
Der Begriff "Archiv" ist in der deutschen Sprache nicht eindeutig definiert. Umgangssprachlich bezeichnet man als Archiv meist einen Platz oder Raum, wo nicht mehr unmittelbar ben?tigte Materialien abgelegt und f¨¹r einen l?ngeren Zeitraum aufgehoben werden. Dies kann der Kellerraum oder Dachboden einer Beh?rde sein, wo die nicht mehr f¨¹r den t?glichen Gebrauch ben?tigten Akten gelagert werden, solange sie noch rechtlich relevant sein k?nnen (Altregistratur), aber auch ein Speicherplatz f¨¹r elektronische Unterlagen, die nicht mehr zur aktuellen Bearbeitung oder Information relevant sind (z. B. Pressemeldungsarchiv in der Internetpr?sentation einer Organisation). Auch wissenschaftliche Zeitschriften, die ihre Beitr?ge f¨¹r l?ngere Zeit verf¨¹gbar halten sollen, tragen traditionell gern das Wort "Archiv" im Titel. In der Regel wird der Begriff "Archiv" im Zusammenhang mit schriftlicher ?berlieferung verwendet, gelegentlich aber auch f¨¹r Orte, die Gegenst?ndliches verwahren.
Im archivfachlichen Sinn k?nnte man den Begriff folgenderma?en definieren:
Unter einem Archiv versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der analoge und digitale Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerf¨¹llung nicht mehr notwendig sind, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zug?nglich gemacht werden. Im ¨¹bertragenen Sinne bezeichnet es auch das Geb?ude oder einen Raum.
Mit dieser Definition werden auch zugleich die Aufgaben der Archive benannt.
Archivmanagement
Betriebswirtschaftliche Methoden in der Arbeit von Archiven, die sich u. a. mit Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Ziel- und Strategieentwicklung, des Projektmanagements und Dienstleistungsmarketings befassen. Das Archivmanagement tr?gt dazu bei, archivische und verwaltungstechnische Prozesse transparent zu gestalten und systematisch zu planen.
Die Aufgaben von Archiven als gemeinn¨¹tzige Institutionen beziehen sich auf die Wahrnehmung gesellschaftlicher und verwaltungsbezogener Interessen. Archive agieren in vielf?ltigen Formen. ?bergeordnet agieren diese als Dienstleister zur Bereitstellung von Archivalien als Informationsobjekte. Der erfolgreiche und effiziente Betrieb eines Archivs erfordert neben archivfachlichen Kenntnissen somit verst?rkt strategisches und operatives Managementdenken in Planung, Organisation und Kontrolle.
Archivrecht
Viele archivfachliche Fragen in der t?glichen Praxis sind Rechtsfragen. H?ufig gekl?rt werden m¨¹ssen Fragen der Zust?ndigkeit bei der ?bernahme, nach Deposital- oder Einbringungsvertr?gen oder Regelungen bei der Benutzung und Geb¨¹hrenerhebung.
Die bereitgestellten Handreichungen und Informationen dieser Seite sollen einerseits Anregungen geben f¨¹r die Erarbeitung eigener Rechtsgrundlagen und Ordnungen f¨¹r Tr?ger kleinerer Archive, andererseits aber auch auf aktuelle Rechtsfragen und archivrechtliche Literatur hinweisen.
Arbeitsgruppe "Erfassung und Bewertung elektronischer Fachverfahren"
Am 6. Januar 2017 wurde eine Arbeitsgruppe gegr¨¹ndet, die sich aus Vertreterinnen und Vertretern mehrerer brandenburgischer Kommunalarchive zusammensetzt.
Die Arbeitsgruppe besch?ftigt sich mit der Bewertung, ?bernahme und Archivierung von elektronischen Unterlagen und konzentriert sich dabei zun?chst auf die elektronischen Fachverfahren. Ziel war und ist es, in einem ersten Schritt alle elektronischen Fachverfahren, die in den Kreisverwaltungen und Verwaltungen der kreisfreien St?dte eingesetzt werden, zu erfassen und zu bewerten. Eine "interne Liste" liegt der Arbeitsgruppe nun vor, die weiter gepflegt wird.
In einem zweiten Schritt sollen die als archivw¨¹rdig bewerteten elektronischen Fachverfahren n?her betrachtet werden, um die in ihnen entstehenden Unterlagen zu analysieren.
Ausgew?hlte Ergebnisse aus der Arbeit der Arbeitsgruppe k?nnen hier abgerufen werden.
- Liste "Erfassung und Bewertung der elektronischen Fachverfahren" - wird nicht ver?ffentlicht. Ausk¨¹nfte daraus k?nnen bei der Landesfachstelle angefragt werden.
- Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"
- Erl?uterungsbogen zum Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"
Bauakten
Die im Verfahren der Baugenehmigung entstehenden Akten werden als Bauakten bezeichnet. Diese Baugenehmigungsakten enthalten h?ufig Bauantr?ge mit Baupl?nen, die den Grundriss, die Ansichten und den Geb?udeschnitt des zu errichtenden Geb?udes wiedergeben. Dar¨¹ber hinaus beinhalten diese Akten aber auch Schriftst¨¹cke, die den Pr¨¹f- und Genehmigungsprozess abbilden und die in Form von Protokollen mit Pr¨¹fberichten, Stellungnahmen, Auflagen sowie Bescheinigungen zur Baugenehmigung oder Ablehnung umfassen. Die Unterlagen geben vielfach umfassend Auskunft ¨¹ber die Entstehungszeit, den Bauherrn, den Architekten, die bauausf¨¹hrenden Gewerke, die verwendeten Baumaterialien und Baukosten sowie ¨¹ber den Baustil und die Nutzungsart des Geb?udes.
Aber Bauakten beschr?nken sich nicht allein auf Neubauten, sondern sie dokumentieren gleichfalls genehmigungspflichtige bauliche Ver?nderungen an bestehenden Geb?uden.
Es wird deutlich, welchen Fundus an Informationen u. a. f¨¹r die Hausbauforschung und f¨¹r die Siedlungsgeschichte die Bauakten bieten k?nnen, die vielfach als Archivgut in den Archiven ¨¹berliefert sind.
Benutzung und Pr?sentation
Die Benutzung der Archivalien ist das Ziel jeder Archivarbeit. Die Forschungsanliegen der gegenw?rtigen und zuk¨¹nftigen Benutzenden m¨¹ssen bei der Aus¨¹bung aller archivischen T?tigkeiten von Anfang an ber¨¹cksichtigt werden, um zielgruppenorientierte Angebote gestalten zu k?nnen.
Bestandserhaltung
Die Erhaltung der Archivbest?nde umfasst nahezu alle Bereiche des t?glichen Umgangs mit Archivgut. Sie beginnt bei einer angemessenen Standortwahl f¨¹r das Archiv und der baulichen Gestaltung der Magazine, reicht von den Problemen der Lagerung, Verpackung, Klimaregulierung, Schimmelpr?vention und -bek?mpfung bis hin zu Fragen der Notfallvorsorge, Digitalisierung, Verfilmung oder Massenkonservierung.
Brandenburgischer Archivtag
Seit 1998 f¨¹hrt der Landesverband Brandenburg im VDA j?hrlich den Brandenburgischen Archivtag durch. Hier zeigt sich der Bedarf an Fachinformationen und nach dem Wunsch eines fachlichen Austausches der Kolleginnen und Kollegen untereinander. Hier werden Programme und Informationen zu den Archivtagen (ab 2023) hinterlegt.
Digitalisierung
Der Begriff "Digitalisierung" umfasst die digitale Reproduktion, Bereitstellung sowie Publikation von Findmitteln und Archivgut im Netz. Gerade die Digitalisierung vorhandener Archivbest?nde spielt im Arbeitsalltag vieler Archive zunehmend eine Rolle. Im Rahmen der Bestandserhaltung ist sie eine sinnvolle Erg?nzung zu weiteren vorbeugenden bestandssichernden Ma?nahmen. Archivbest?nde k?nnen so in digitaler Form den Benutzern zur Verf¨¹gung gestellt werden, was zur Schonung der Originale beitr?gt. Die Digitalisierung bietet daher die M?glichkeit, einen vorbeugenden Bestandsschutz der Originale wirkungsvoll zu leisten (Sicherungs-, Schutz- und Benutzungsdigitalisat) und stellt dabei einen Partner der Sicherungs- und Schutzverfilmung dar. Eine weitere Rolle wird zuk¨¹nftig die Ersatzdigitalisierung spielen, da im Falle von Informationstr?gern, die extrem vom Zerfall betroffen und auf Dauer nicht zu erhalten sind (u. a. Thermokopien, Ormig-Abz¨¹ge, Magnetb?nder), das Ersatzmedium (Digitalisat) an Stelle des Originals treten wird. Das Ersatzdigitalisat muss daher hohe Qualit?tskriterien erf¨¹llen und ist anschlie?end dauerhaft aufzubewahren.
Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl weiterer zus?tzlicher M?glichkeiten f¨¹r eine zeitgem??e und kompetente Aufgabenerf¨¹llung, die u.a. den Erwartungen heutiger und zuk¨¹nftiger Archivbenutzer gerecht werden kann. So wird von den Benutzern die Pr?sentation von Erschlie?ungsdaten als auch die Pr?sentation ausgew?hlter digitalisierter Archivbest?nde erwartet. Der Weg in das Archivportal-D der Deutschen Digitalen Bibliothek bietet hierf¨¹r u. a. geeignete M?glichkeiten.
Die Digitalisierung ist Chance, Herausforderung und eine zus?tzliche Aufgabe zugleich. Eine Aufgabe, die einer konzeptionellen Herangehensweise bedarf. Es sind im Vorfeld Fragen zu beantworten: Was, wie und womit digitalisiert werden soll, und wie eine dauerhafte Sicherung, Pflege, benutzerfreundliche Recherche und Pr?sentation aller digitaler Unterlagen garantiert werden kann?
Erschlie?ung
Die Erschlie?ung z?hlt zu den wesentlichen Kernaufgaben eines Archivs und ist die unabdingbare Voraussetzung f¨¹r jegliche Form der Benutzung von Archivgut. Dennoch ger?t sie in der t?glichen Arbeit gerade kleinerer, personell schwach ausgestatteter Archive oft in den Hintergrund, was vielfach zu schwer aufzuholenden Erschlie?ungsr¨¹ckst?nden f¨¹hrt. Die Handreichungen und Informationen dieser Seite geben Hinweise f¨¹r eine fachgerechte und effiziente Erschlie?ung und weisen auf ¨¹berregionale Richtlinien und Erschlie?ungshilfsmittel hin.
F?rderm?glichkeiten
In Archiven erg?nzt und erweitert Projektarbeit zunehmend die t?glichen Aufgaben. Notfallplanung, Digitalisierung, Erschlie?ung ¨C f¨¹r viele Aufgaben gibt es ein Projekt! Die vielf?ltigen Angebote der Projektf?rderung kurbeln diesen Boom zus?tzlich an. Diese Seite m?chte einen ?berblick der verschiedenen F?rderm?glichkeiten geben.
Eine von der Landesfachstelle erstellte F?rderfibel f¨¹r Brandenburger Archive m?chte eine Orientierung besonders in Frage kommender F?rderm?glichkeiten bieten.
Newsletter der Landesfachstelle f¨¹r Archivberatung Brandenburg
Notfallvorsorge
Notfallvorsorge ist eine zentrale Aufgabe, um den gesetzlichen Auftrag der dauerhaften Aufbewahrung des Archivgutes zu sichern.
Online-Angebote f¨¹r Archivar*innen zusammengestellt
?ffentlichkeits- und Historische Bildungsarbeit
?ffentlichkeitsarbeit im Archiv bedeutet aktive und ¨¹berzeugende Vertrauenswerbung in eigener Sache f¨¹r das eigene Prestige, u. a. durch Tage der offenen T¨¹r sowie Presse- und Medienarbeit. Die Erstellung von Publikationen ist ebenfalls eine M?glichkeit der ?ffentlichkeitsarbeit, zu der die Archive gesetzlich verpflichtet sind. Jede B¨¹rgerin und jeder B¨¹rger hat Anspruch darauf, zu erfahren, welche Sch?tze sich hinter den Mauern der Archive verbergen. ?ffentlichkeitsarbeit dient als Grundlage daf¨¹r, dass das Archiv in seinem gesellschaftlichen Umfeld als geachtetes Mitglied anerkannt wird. Um diese wirkungsvoll zu gestalten, muss sie in die Archivarbeit fest integriert sein und systematisch durchgef¨¹hrt werden.
Historische Bildungsarbeit ist gekennzeichnet durch die Zusammenarbeit eines Archivs "als au?erschulischer Lernort" mit Schulen, aber auch mit der historisch interessierten ?ffentlichkeit.
Personenstandsunterlagen
Auf Grundlage des Personenstandsgesetzes (PStG) sind die Standes?mter seit 01. Januar 2009 zur Abgabe der geschlossenen Personenstandsunterlagen an die Archive verpflichtet. Ein wesentlicher Kernpunkt des PStG besteht darin, dass die Fortf¨¹hrung der Personenstandsregister durch die Standes?mter begrenzt ist. Anschlie?end unterliegen die geschlossenen Register der Anbietungspflicht an die zust?ndigen Archive. Archivbenutzende erhalten somit die M?glichkeit der Recherche, z. B. zur Familien- und Heimatforschung, in diesen Best?nden auf Grundlage der archivrechtlichen Bestimmungen.
?berlieferungsbildung
Unter der historischen ?berlieferung in einem Archiv versteht man die Gesamtheit der dort verwahrten historischen Quellen. Die ?berlieferung ist ein Ergebnis bewusster archivischer Handlungen. Zur ?berlieferungsbildung geh?ren die Erfassung des Registraturguts im Zust?ndigkeitsbereich des Archivs im Falle amtlicher ?berlieferung sowie die Erarbeitung eines Sammlungs- oder Dokumentationsprofils bei nichtamtlicher ?berlieferung.
Eng mit der ?berlieferungsbildung ist die T?tigkeit der archivischen Bewertung verbunden. Denn aus der Gesamtmenge der schriftlichen ?berlieferung des Zust?ndigkeitsbereichs eines Archivs werden in der Regel nur ca. 3% bis 10% als archivw¨¹rdig bewertet und als Archivgut ¨¹bernommen.
Fragen der ?berlieferungsbildung und der Bewertung stellen sich f¨¹r jedes Archiv in der t?glichen Arbeit, sei es beim Umgang mit massenhaft gleichf?rmigen Aktenbest?nden aus der eigenen Verwaltung, sei es bei der Entscheidung ¨¹ber die Einwerbung von nichtamtlichem Archivgut. Die Landesfachstelle initiiert regelm??ig Arbeitsgruppen, die sich mit diesen Fragen besch?ftigen. Vertreter aus kommunalen Archiven verst?ndigen sich ¨¹ber theoretische und methodische Bewertungsgrunds?tze zu ausgew?hlten Archivbest?nden, die als Empfehlungen den anderen Archiven zur Verf¨¹gung gestellt werden.
Die Handreichungen und Informationen dieser Seite sollen Hinweise f¨¹r eine planm??ige ?berlieferungsbildung vor allem kommunaler Archive geben. Au?erdem werden praktische Hilfen zur Bewertung einzelner Aktengruppen zur Verf¨¹gung gestellt.
