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洛阳理工学院公文处理办法

第一章  总 则

第一条  为进一步促进学校公文处理工作的规范化、制度化、科学化，确保公文格式规范、统一，提高公文质量和处理效率，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条 党委办公室、校长办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理，并指导、督促、检查各单位的公文处理工作。

第七条 全校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第八条 精简公文数量、严格发文要求，与已发文件雷同或没有实质内容、可发可不发的，一律不再发文。压缩事务性文件，严格控制表彰奖励类文件，可以通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项，一律不再制发文件。

第九条 大力推行电子公文，充分利用网络信息技术，除涉密文件外，学校的公文一般应通过OA办公系统进行流转与处理，减少纸质文件，降低运行成本，提高办文效率。

第二章  公文种类

第十条 沙巴体育,沙巴体育平台党政系统常用公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）通知。适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转部门的公文，发布规章制度，传达要求部门办理、周知或者共同执行的事项，公布职能部门或系部内设机构，任免和聘用干部。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案。适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于学校答复职能部门和院（部）请示事项。

（十一）意见。适用于对重要问题提出见解或者处理办法。

（十二）函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要。适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。

其他如命令（令）、公报等公文类型一般不使用。

第三章 公文格式

第十一条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”“加急”。电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。如需同时标注联合发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。发文字号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号中的发文单位代字由学校统一编制。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人应为发文单位主要负责人或经授权的负责人。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋GB2312字体，签发人姓名用3号楷体GB2312字体。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（七）标题。一般由发文单位全称或规范化简称、公文事由和文种组成。标题字体一般用2号方正小标宋简体，行间距固定值38磅，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列时应使用梯形或菱形。标题中除使用顿号、括号、书名号外，一般不加标点符号。转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋GB2312字体，行间距固定值28磅，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用3号仿宋GB2312字体标注。公文中的时间、数字、计量单位等应在一行中表述完整，不能回行。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．××××××”或附件1：××××××）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。“附件”二字用黑体字。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。加盖印章的公文，单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名；联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置。不加盖印章的公文，单一单位行文时，在正文（或附件）下空一行右空二字编排发文单位署名；联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排于发文单位署名之下；不加盖印章的公文，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数；加盖签发人签名章的公文，在签发人名章下空一行右空四字编排成文日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为0 1）。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章。单一单位行文时，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件）一行之内。联合行文时，一般将印章与发文单位署名一一对应，端正、居中加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件）一行之内。印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。被转发的公文，不属于附件。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的抄送单位名称首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。一般用4号仿宋GB2312字体，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。

第十四条 洛阳理工学院各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704-2012）执行。

第十五条 沙巴体育,沙巴体育平台常用发文单位代字：

（一）党委代字

以中共洛阳理工学院委员会的名义向上级机关和无隶属关系的相关单位发出的公文，代字为“洛理工党文”；

以中共洛阳理工学院委员会名义向校内各党委、党总支和单位发布的公文，代字为“党发”；

以党委办公室名义发出的公文，代字为“党办发”；

学校党委和行政联合行文的，使用党委代字。

（二）行政单位代字

以洛阳理工学院名义向上级部门发出的公文，单位代字为“洛理工文”；

以洛阳理工学院的名义向校内各单位发布的公文，单位代字为“校发”；

以校长办公室名义向校内各单位发布的公文，代字为“校办发”。

（三）校内各单位发文代字见附件。二级单位所对应的党委、党总支代字加“党”字。如：离退休工作处，代字为：离退发，对应党委代字为：离退党发；材料科学与工程学院，代字为：材料学院发，对应党委代字为：材料学院党发。以此类推，党委、总支代字此文不做详细列表。

第四章  行文规则

第十六条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。

  第十八条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。

（二）学校各二级单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权；属于单位职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）学校各二级单位的请示事项，如需以学校名义向上级部门请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。

（六）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。

（七）请示事项涉及校内其他单位业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商，不得上报。

（八）由学校党委、行政向上级机关的行文，按职责分工由各职能单位或有关业务单位代拟稿，报分管校领导审核后，由党委书记或校长签发，由党委办公室、校长办公室统一编号行文。

第十九条  向校内各单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）属学校全局性、指令性文稿，由有关单位拟稿，党委办公室、校长办公室审核，重点审核是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规范和拟制公文的要求，公文格式是否符合本规定的要求等。凡各项业务工作的文稿，应根据不同内容分别归口相关职能部门，由主办单位拟稿。

（三）学校党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，可以向校内党政各单位、基层党委、院（部）和直属单位行文。

（四）学校其他单位在各自职权范围内，经学校党委、行政同意后可以向校内各单位行文，文中需注明已经学校同意。未经批准不得向各单位发布指令性公文。各单位下发调研性质的公文，应事先通报主管领导。

（五）凡公文内容涉及其它职能部门职权范围的事项，应当履行会签手续，征得相关职能部门同意后方可行文。

（六）领导签发后的文件，职能部门不得再做改动，若确需改动须经原签发领导同意。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者，要按有关规定给予纪律处分。

第二十条  学校党委和行政、同级党政部门、党政部门与其他同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第二十一条 除党委办公室、校长办公室根据授权可以对外正式行文外，各单位（部门）不得以学校的名义对外正式行文，如确需要，用函件形式行文，由党委办公室、校长办公室统一编号。

第五章 公文拟制

第二十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十三条 公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，提出政策措施和办法切实可行。

（三）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（四）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，篇幅力求简短。

（五）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（六）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。

第二十四条 公文文稿签发前，应当由党委办公室、校长办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和方法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范：人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其它内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十五条 经党委办公室、校长办公室审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需要做进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十六条 严格实行先审后签制度。学校各职能部门发文时，由主办单位拟稿，通过OA办公系统填写《洛阳理工学院发文处理签》， 经本单位负责人审批并签署意见后，提交党委办公室、校长办公室审核。未审核签字的，不得送党委办公室、校长办公室。未经党委办公室、校长办公室审核的文稿，不得送校领导签发。凡以各职能部门名义制发的公文，由各单位参照本办法处理，重要工作应请示分管校领导。

第二十七条 公文应当经主管校领导审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。

第六章  公文办理

第二十八条 学校各类公文统一由党委办公室、校长办公室负责接收、运转、处理，校领导和其它处室不直接受理公文。

第二十九条 党委办公室、校长办公室对收到的公文要登记清楚，及时填写《洛阳理工学院收文处理签》，由办公室主任批转后，校领导要及时批示，以便迅速办理。

第三十条 答复各单位查询文件时，对正在运转中的文件，特别是意见不一致的文件，不得告知确切运转情况。

第三十一条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十二条 公文主办单位负责持公文正式件到相应单位盖章，并呈送有关单位。公文发出后，如发现错误，应当及时追回更正。

公文经打印和校对修改，要求文字准确，编排美观，印刷字迹清晰，装订整齐。

第三十三条 党委办公室、校长办公室对校内各单位请求批准事项的公文，应当在收到后的5个工作日内将办理情况答复来文单位。

第三十四条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。为规范公文管理，文件印出盖章时由党委办公室、校长办公室统一把文件底稿和盖过章的文件一式3份留存归档，同时将印制文件提供给相应职能部门，原则上不超过3份。

第七章  公文管理

第三十五条 各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十六条 学校党委、行政公文由党委办公室、校长办公室统一管理。学校建立机要保密室和机要阅览室，并按照有关保密规定配备机要秘书和必要的安全保密设施设备。

第三十七条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

第三十八条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第三十九条 学校各单位若复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经党委办公室、校长办公室负责人批准。密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第四十条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十一条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十二条 学校单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十三条 新设立的二级单位应当向党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或撤销时，相应进行调整。

第四十四条 实行文稿的差错登记和通报制度。文稿出现文字表述不准确、错别字(包括不规范的简化字)、公文格式不规范或公文组成部分漏项及各职能部门文件出现校对有误等问题，由党委办公室、校长办公室登记后定期通报。

第八章 公文归档

第四十五条  各单位应当及时对产生和办理完毕的公文进行纸质和电子同步归档。

第四十六条 校外来文归档。由公文主办单位从OA办公系统打印公文处理签并加盖公章，与纸质文件原件一并归档。

第四十七条 学校发文归档。以学校党委、行政名义发布的公文，由党委办公室、校长办公室从OA办公系统打印出发文处理签并加盖公章后，与发文原件、有修改痕迹的定稿一并归档。

第四十八条  其他需要归档的校内公文。由公文形成单位打印出纸质文件并加盖本单位公章后，与发文处理单、有修改痕迹的定稿一并归档。

第四十九条  联合办理的公文。原件由主办机构整理（立卷）、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管单位负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第九章  附 则

第五十一条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖使用单位证明章。

第五十二条  学校制定行政规章方面的公文，依照学校规定办理。外事方面的公文，按照外事工作规定办理。其他专用公文如备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、贺词等依据专门规定办理。

第五十三条  党委办公室、校长办公室对学校下发和转发公文的贯彻情况，应当进行督促检查并建立督察制度。

第五十四条 学校各单位公文处理工作参照本办法执行。

第五十五条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第五十六条 本办法自发布之日起开始施行。2015年1月3日发布的《洛阳理工学院沙巴体育,沙巴体育平台印发公文处理暂行规定的通知》（校发〔2015〕1号）同时废止。

附件1：校内各单位发文代字一览表

附件2：党委系统文件模板

附件3：行政系统文件模板